Zoals ieder project zijn valkuilen heeft, is dat voor een Manufacturing Execution System (MES) implementatie project niet anders. De implementatie van elektronische batch records is geen eenvoudige taak. Daarom zullen we in onderstaande blog enkele valkuilen delen zodat je je kan voorbereiden op een succesvolle implementatie binnen jouw bedrijf.
1. Scoping
De implementatie van MES is een groot project, en dat impliceert een grote workload voor een organisatie. Het is daarom uitermate belangrijk om de scope duidelijk te definiëren voor de start van het project. Het kan namelijk verleidelijk zijn om tijdens de implementatie van MES ook allerhande optimalisaties mee te nemen. Dit kan echter ervoor zorgen dat er te veel wordt afgeweken van het hoofddoel van het project.
Dit wil niet zeggen dat er geen enkele optimalisatie meegenomen kan worden, maar deze zouden afzonderlijk geëvalueerd moeten worden op basis van de impact op het project en de organisatie. Indien het een kleine wijziging is, kan het voorgelegd worden aan de organisatie om vervolgens de optimalisatie mee te nemen in het project. In het andere geval, is het voor grote wijzigingen mogelijks beter om de optimalisatie mee te nemen in een opvolgproject waarin verdere optimalisaties doorgevoerd worden binnen de organisatie.
Houd er rekening mee dat de implementatie van MES vaak een grote aanpassing van de werknemers vraagt, zeker als het een initiële implementatie betreft. Als er te veel wijzigingen simultaan worden doorgevoerd, kan dit mogelijks voor weerstand zorgen.
2. Opzet van het project team
Een project team dient uiteraard te bestaan uit verschillende werknemers met verschillende achtergronden en job functies. Een veelzijdig project team is een pluspunt voor het project aangezien het voor verschillende inzichten en verbeteringen kan zorgen. Desondanks, als een project team te groot is, kunnen deze verschillen er ook voor zorgen dat het team niet meer efficiënt kan functioneren.
Daarom luidt het advies om zorgvuldig een inschatting te maken van de benodigde stakeholders en competenties binnen je core team, rekening houdend met de workload. Het project team dient zorgvuldig geselecteerd te worden, waarbij er een evenwicht wordt gezocht tussen mensen met een productie achtergrond, project achtergrond, etc.
3. Communicatie
Zoals in ieder project, in ieder team, is communicatie een van de belangrijkste pilaren en dat is voor een MES project niet anders. Zoals reeds beschreven, in een MES implementatie zijn verschillende afdelingen binnen een organisatie betrokken. Het is dan ook belangrijk dat de geïmpacteerde afdelingen betrokken zijn in de nodige stappen van een project, bijvoorbeeld, zo hoort QA zeker aanwezig te zijn bij een bespreking van de wijzigingen aan het Batch Record Review proces, maar iemand van Engineering zou hier waarschijnlijk niet aanwezig moeten zijn.
Echter, het is mogelijk dat dergelijke communicatie niet efficiënt bekeken wordt. Zo kan, bijvoorbeeld, QA veel te laat betrokken worden waardoor er uiteindelijk tijdens de laatste stappen nog veel wijzigingen nodig zijn op vraag van QA waardoor er veel tijd verloren wordt. Een ander voorbeeld is het uitnodigen van mensen die niet betrokken moeten zijn. Of nog een ander voorbeeld: de juiste afdeling is uitgenodigd maar niet de juiste mensen. Daarom is het nuttig voor iedere meeting om een afweging te maken wiens aanwezigheid vereist is om zo de meest efficiënte communicatie te voorzien.
Naast communicatie binnen de organisatie, is communicatie binnen het team eveneens zeer belangrijk. Als er binnen het team niet gecommuniceerd wordt, is het mogelijk dat twee mensen met hetzelfde onderwerp bezig zijn wat een jammerlijke verspilling is van resources. Daarnaast kan miscommunicatie ook een valkuil zijn; als een team last heeft van miscommunicatie, kan dit leiden tot een slechte sfeer, onnodige discussies, etc. wat een negatieve impact kan hebben op de werking van het team, de motivatie en vervolgens, het project. Zorg ervoor dat miscommunicatie tijdig gezien en behandeld wordt zodat een team een team blijft en geen verzameling van individuele mensen.
4. Leiderschap & visie
Een duidelijke visie moet van tevoren worden ontwikkeld en moet gedragen worden door het leidinggevende team. Een sterke visie zal resulteren in duidelijke richtlijnen voor alle stakeholders en zal ook bijdragen aan het change adoptie proces.
Indien richtlijnen onduidelijk zijn en blijven wijzigen, zal dit leiden tot onduidelijkheid waardoor er verschillende interpretaties ontstaan binnen het team. Het team zal de zaken op een verschillende manier aanpakken, en dat leidt tot tijdsverlies om een bepaald onderwerp af te ronden. Het is daarom belangrijk dat er duidelijke richtlijnen worden uitgedragen naar alle stakeholders, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.
5. Te weinig project of proces kennis
Zoals hierboven beschreven, dient een team opgebouwd worden met mensen met een verschillende achtergrond en vanuit verschillende departementen. Als er geen goede balans is tussen de mensen met project kennis en proces kennis, kan dit ook voor een vertraging binnen het project zorgen. Net zoals dat te veel mensen met geen tot weinig project/proces kennis het project kunnen vertragen.
Met een balans kunnen de mensen met project kennis de mensen met proces kennis ondersteunen en omgekeerd. Daarnaast is het niet nadelig als er ook enkele mensen zijn die geen van de twee hebben maar andere ervaringen opgebouwd hebben die nuttig kunnen zijn voor het project. Het belangrijkste is een gebalanceerd team dat elkaars ervaringen aanvult en niet tegenwerkt.
6. Customization
Losstaand van de leverancier, is MES doorgaans een standaard systeem waarbij er aanpassingen mogelijk zijn op vraag van de klant. Niettegenstaande dient het wel heel duidelijk te zijn dat deze “customizations” kunnen leiden tot hoge onderhoudskosten, grotere validatie efforts, en zelfs een negatieve impact hebben op toekomstige updates (eg. bug fixes) van het systeem.
Het wordt daarom aangeraden om “customizations” zoveel als mogelijk te vermijden, of op zijn minst een grondige evaluatie te doen via een sterke business case.
Conclusie
Deze valkuilen zijn mogelijks van toepassing voor ieder project en niet enkel voor een MES project. Daarnaast zijn het mogelijke valkuilen waar niet ieder project mee te maken heeft en zijn er ook nog andere valkuilen die niet in deze blog beschreven staan. Een algemene tip is om geobserveerde valkuilen snel aan te pakken en niet te laten liggen. Een valkuil moet niet meteen als iets negatief gezien worden. Afhankelijk van hoe de valkuil aangepakt wordt, kan het een project en/of team sterker maken. Zo kan een project efficiënt en positief afgerond worden.
